Matthaeus · Le funzionalità
Conosci le funzionalità e scegli come utilizzarle nella tua Congregazione. Puoi partire dalla raccolta dei totali e ampliare l’utilizzo nel tempo, con accessi configurati secondo le responsabilità.
Organizzazione internazionale
Ogni utente può scegliere la lingua dell’interfaccia tra italiano, inglese, francese, spagnolo e portoghese. La gestione multivaluta permette di utilizzare conti in valute diverse e di leggere i valori nella valuta della Casa Generalizia. I cambi possono essere indicati nelle operazioni o gestiti tramite una tabella di riferimento.
Aree, esercizi e consolidati
Puoi gestire più aree contabili, ciascuna con i propri esercizi, anche con intervalli temporali differenti. I riepiloghi seguono la gerarchia della Congregazione, dalle Comunità alle Province, e consentono aggregazioni tra attività omogenee. Per ottenere consolidati leggibili occorre concordare voci e criteri comuni e aggregare periodi coerenti.
Inserimento e rappresentazione contabile
Le modalità di inserimento si adattano alla preparazione degli utilizzatori. Con il piano dei conti e le causali configurati, le registrazioni inserite nelle modalità semplificate alimentano la rappresentazione in partita doppia. La consultazione può andare dalla prima nota ai mastrini e ai bilanci, secondo il dettaglio necessario.
Piano dei conti
Il piano dei conti è configurabile da uno a quattro livelli, con una codifica a numero di cifre variabile. Definire una classificazione coerente tra le diverse realtà sostiene la tenuta contabile e rende confrontabili i totali, preparando una base comune per i consolidati.
Costi e ricavi
I centri di costo e di ricavo consentono di attribuire gli importi alle attività da seguire. Puoi definire ripartizioni percentuali per distribuire costi e ricavi tra più centri e approfondire la lettura economica delle opere.
Budget, bilanci e report
Puoi predisporre budget annuali di costi e ricavi e confrontarli con i consuntivi per rilevare gli scostamenti. Bilanci annuali, infrannuali, simulati e straordinari permettono letture riferite a esigenze e periodi diversi. I report utilizzano i dati presenti nella piattaforma: puntualità e correttezza degli inserimenti restano alla base delle valutazioni.
Documenti e scambio di dati
A ogni operazione puoi associare più allegati, come ricevute e contratti. Sono previste funzioni di importazione dei dati e di esportazione dei prospetti in Word, Excel e PDF. Il collegamento automatizzabile con il programma contabile italiano scelto dalla Provincia è un servizio da definire in base alle possibilità di integrazione di quel programma.
Accessi e utilizzo
L’accesso avviene tramite browser con connessione. I permessi distinguono consultazione e modifica delle informazioni e delimitano le aree di competenza: l’Economo Generale ha la visione complessiva, mentre gli economi provinciali e di Comunità operano negli ambiti assegnati. Le registrazioni possono restare centralizzate e il coinvolgimento degli altri economi può crescere nel tempo.
Il pannello di controllo
La schermata introduttiva riunisce le statistiche di gestione, il confronto tra costi e ricavi e i grafici della loro composizione.
Il programma in pratica
Un esempio dell’interfaccia di Matthaeus: il confronto tra preventivo e consuntivo per conto e l’andamento della liquidità nel tempo.
Un percorso graduale
La formazione e i video tutorial multilingue accompagnano gli economi nell’apprendimento. Puoi estendere l’operatività e decentrare le registrazioni quando è utile e opportuno.
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