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PTGerenciador de arquivos
Coordena a estrutura de classificação e critérios descritivos.
Saulo · Arquivo e memória
A memória da Congregação permanece viva e acessível.
Uma referência para preservar e encontrar os documentos da Congregação.
Um arquivo estruturado torna a memória consultável e ajuda a preservar os originais.
Da dificuldade diária a uma resposta concreta
Conservar não basta.
É preciso poder encontrar.
Quando os arquivos seguem critérios diferentes e a pesquisa depende da memória de uma única pessoa, localizar um documento exige tempo e trocas entre pessoas e setores.
Saulo reúne descrições e materiais em um arquivo organizado, tornando a consulta menos dependente de quem já conhece cada coleção.
Como começar
Organize os documentos de acordo com as necessidades do seu instituto.
Escolha os documentos a partir dos quais partir e acorde os critérios para descrevê-los e disponibilizá-los para consulta.
- 01
Localize o primeiro arquivo.
Selecione os materiais a organizar, distinguindo documentos atuais, de armazenamento e históricos.
- 02
Defina classificação.
Defina propriedade e informações descritivas para serem preenchidas de forma consistente.
- 03
Torne as fontes consultáveis.
Insira arquivos digitais e atribua permissões, ampliando progressivamente os arquivos disponíveis.
Responsabilidades e acesso
Cada um com sua tarefa.
Acesso de acordo com a função.
A consulta de documentos depende dos privilégios atribuídos. As funções e as áreas permitem organizar o trabalho de acordo com as responsabilidades da Congregação.
Operadores habilitados
Eles catalogam os materiais e atualizam os arquivos relevantes.
Consultores autorizados
Eles pesquisam e consultam os documentos acessíveis à sua função.
Funcionalidades
As ferramentas
para o trabalho diário.
Proprietário hierárquico
Inserção e busca de documentos através de estrutura de classificação, adotando e customizando também planos de classificação disponíveis, como o do CNEC.
Fichas e critérios de pesquisa
Descrição por autor, título, data, assunto, palavras-chave, tema e local ou assinatura.
Pesquisa de texto
Indexação de documentos textuais para busca de ocorrências de conteúdo. As cópias digitais deverão conter texto pesquisável para este tipo de consulta.
Arquivo multimídia
Além de textos, armazenamento de imagens, vídeos, áudios, planilhas, apresentações e outros arquivos de computador.
Configuração e treinamento
Vamos começar explicando como você trabalha hoje.
Juntos avaliamos as necessidades, as pessoas a envolver e o primeiro passo útil para a sua Congregação.
Vamos falar sobre Saulo ↗