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PTGestionnaire d'archives
Coordonne la structure de classification et les critères descriptifs.
Saulo · Archives et mémoire
La mémoire de la Congrégation reste vivante et accessible.
Une référence pour conserver et retrouver les documents de la Congrégation.
Une archive structurée rend la mémoire consultable et contribue à préserver les originaux.
De la difficulté quotidienne à une réponse concrète
Conserver ne suffit pas.
Il faut pouvoir retrouver.
Lorsque les archives suivent des critères différents et que la recherche repose sur la mémoire d’une seule personne, retrouver un document demande du temps et des échanges entre personnes et services.
Saulo rassemble descriptions et documents dans des archives organisées, afin que la consultation dépende moins des personnes qui connaissent déjà chaque collection.
Pour commencer
Organisez les documents selon les besoins de votre institut.
Choisir les documents de départ et convenir des critères pour les décrire et les rendre consultables.
- 01
Localisez la première archive.
Sélectionnez les matériaux à organiser, en distinguant les documents actuels, de stockage et historiques.
- 02
Définir le classement.
Définissez la propriété et les informations descriptives à remplir de manière cohérente.
- 03
Rendre les sources consultables.
Insérez des fichiers numériques et attribuez des autorisations, en élargissant progressivement les archives disponibles.
Responsabilités et accès
A chacun sa tâche.
Accès selon le rôle.
La consultation des documents dépend des privilèges attribués. Les rôles et les domaines permettent d'organiser le travail selon les responsabilités de la Congrégation.
Opérateurs activés
Ils cataloguent les matériaux et mettent à jour les archives pertinentes.
Consultants agréés
Ils recherchent et consultent les documents accessibles à leur fonction.
Fonctionnalités
Les outils
pour le travail quotidien.
Propriétaire hiérarchique
Insertion et recherche de documents à travers une structure de classification, en adoptant et en personnalisant également les supports disponibles, comme celui du CNEC.
Rechercher des cartes et des clés
Description par auteur, titre, date, sujet, mots-clés, sujet et lieu ou signature.
Recherche de texte
Indexation de documents textuels pour rechercher des occurrences de contenu. Les copies numériques doivent contenir du texte consultable pour ce type de consultation.
Archives multimédia
En plus des textes, stockage d'images, vidéos, audio, feuilles de calcul, présentations et autres fichiers informatiques.
Configuration et formation
Commençons par la façon dont vous travaillez aujourd'hui.
Ensemble, nous évaluons les besoins, les personnes à impliquer et la première étape utile pour votre Congrégation.
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